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Reviewing your student's attendance records

It is important to monitor your student’s attendance and stay in communication with the school to ensure that you are informed about your student’s attendance history. Please set up and access Frontline Self-Serve in the Portal.

How to submit absence notes

Parent/guardian should bring a note to the FRONT OFFICE and any documentation should be submitted as soon as possible (recommended within 48 hours after the absence has occurred). Documentation must support the reason for the absence to be coded correctly.

Note: Phone calls are not required to report an absence in advance, per policy we can’t address absences in advance. Campus CANNOT accept phone calls or voicemail messages as documentation for a student's absence.

Do not falsify documentation. Falsifying documents is a criminal offense. Penalties for falsifying medical records in the state of Texas is a misdemeanor, a sentence up to one year in jail and a fine up to $4000. Penalties for tampering with government records can range from a misdemeanor to a Second Degree Felony offense; up to 20 years in prison and a fine up to $10,000.

What types of absences may be excused?

• Student’s illness or injury;
• Family emergency with administrator approval;
• Death of a family member;
• Partial-day absence: Appointments with licensed healthcare professionals; student must attend school for part of the day;
• Religious holy days;
• Required court appearances—defined as response to a jury summons, subpoena or traffic ticket in the name of a student. Additional examples would be a student’s appearance in court as a plaintiff or defendant or as the subject of a court proceeding, such as an adoption or custody proceeding;
• Taking part in the student’s own US naturalization oath ceremony;
• Visiting an institution of higher education accredited by a generally recognized accrediting organization to determine the student’s interest in attending the institution (grade 11 and 12 only);
• Pursuing enlistment in a branch of the US uniformed services or the Texas Army National Guard (students 17 years old or older);
• Visiting with a parent, stepparent, or legal guardian who is an active duty member of the uniformed services and has been called to duty for, is on leave from, or is immediately returned from continuous deployment of at least four months outside the locality where the parent, stepparent, or guardian regularly resides.
• Visiting a driver’s license office to obtain a driver’s license or learner permit. (Students enrolled in high school and 15 years of age or older)

*Please note: This list does not include all. Additional excused absences are listed here.

Per TEA: The common cold, flu, and COVID, are not considered serious or life-threatening that would allow for the provision of HB 669 unless something progresses and is documented by a physician in Texas where the common cold, flu, or COVID has become serious or life-threatening.

It is important to note that numerous absences, whether excused or unexcused, may jeopardize a student’s ability to receive credit or final grades for classes (see the TEC, §25.092, for requirements related to minimum attendance for class credit or a final grade)

Why was my student's absence not excused?

If a student is absent, parents/guardians should always bring in a written note OR Doctor's Note to excuse their student's absence.

However some reasons for absences may not be considered excused. The official standards are described in TEA's Student Attendance Accounting Handbook (SAAH). 19 TAC 129.1025.

Parent/guardian notes may be used to excuse a total of 8 absences for the school year. If exceeding 8 parent/guardian notes, parent/guardian encouraged to communicate with your campus principal to discuss the reason(s) for absences and whether future parent/guardian notes will be accepted.

Some examples of not excused absences:

• Vacations
• Overslept
• Car trouble
• Attendance at non-school sponsored events

How does the district notify families regarding absences?

Parents and guardians are notified of absences through:

• AISD Parent Portal: Frontline Self-Serve
• Robo-phone call/email
• School Progress Reports (delivered if there is an academic concern)
• Report Cards
• Attendance Warning letters (delivered each month; indicates 3 or more Unexcused absences)

Review your student’s attendance record. As soon as you notice a problem or if you do not recognize the absence dates listed, please contact your campus attendance specialist immediately. Unexcused absences can lead to a variety of issues including a referral to Truancy Court.

Excessive absences may result in a violation of compulsory attendance laws* and the Student Code of Conduct. Such violations may result in the loss of course/grade credit, court action, and/or monetary fines. 10 to 20 consecutive full-day unexcused absences can lead to withdrawal of your student and filing of “Parent Contributing to Nonattendance.”

Read the full November Newsletter Attendance Works

Revisar los registros de asistencia de su estudiante

Es importante monitorear la asistencia de su estudiante y mantenerse en comunicación con la escuela para asegurarse de estar informado sobre el historial de asistencia de su estudiante. Configure y acceda al Autoservicio de Frontline en el Portal.

Cómo enviar notas de ausencia

Los padres/tutores deben traer una nota a la OFICINA PRINCIPAL y cualquier documentación debe entregarse lo antes posible (recomendado dentro de las 48 horas posteriores a la ausencia). La documentación debe respaldar el motivo de la ausencia para que se codifique correctamente.

Nota: No se requieren llamadas telefónicas para informar una ausencia con anticipación; según la política, no podemos abordar las ausencias con anticipación. El campus NO PUEDE aceptar llamadas telefónicas o mensajes de correo de voz como documentación de la ausencia de un estudiante.

No falsificar documentación. La falsificación de documentos es un delito penal. Las penas por falsificar registros médicos en el estado de Texas son un delito menor, una sentencia de hasta un año de cárcel y una multa de hasta $4000. Las sanciones por alterar registros gubernamentales pueden variar desde un delito menor hasta un delito grave de segundo grado; hasta 20 años de prisión y una multa de hasta 10.000 dólares.

¿Qué tipos de ausencias pueden ser justificadas?

• Enfermedad o lesión del estudiante;
• Emergencia familiar con aprobación del administrador;
• Muerte de un familiar;
• Ausencia de día parcial: Citas con profesionales de la salud autorizados; el estudiante debe asistir a la escuela parte del día;
• Días santos religiosos;
• Comparecencias obligatorias ante el tribunal: definidas como respuesta a una citación ante un jurado, citación o multa de tránsito en nombre de un estudiante. Ejemplos adicionales serían la comparecencia de un estudiante ante el tribunal como demandante o demandado o como sujeto de un procedimiento judicial, como un procedimiento de adopción o custodia;
• Participar en la ceremonia de juramento de naturalización estadounidense del propio estudiante;
• Visitar una institución de educación superior acreditada por una organización de acreditación generalmente reconocida para determinar el interés del estudiante en asistir a la institución (grados 11 y 12 únicamente);
• Alistarse en una rama de los servicios uniformados de EE. UU. o en la Guardia Nacional del Ejército de Texas (estudiantes de 17 años o más);
• Visitar a un padre, padrastro o tutor legal que sea un miembro en servicio activo de los servicios uniformados y haya sido llamado al servicio, esté de permiso o haya regresado inmediatamente de un despliegue continuo de al menos cuatro meses fuera de la localidad donde el padre, padrastro o tutor reside regularmente.
• Visitar una oficina de licencias de conducir para obtener una licencia de conducir o un permiso de aprendizaje. (Estudiantes matriculados en secundaria y mayores de 15 años)

*Tenga en cuenta: esta lista no incluye todos. Aquí se enumeran ausencias justificadas adicionales.

Según TEA: El resfriado común, la gripe y el COVID no se consideran graves ni ponen en peligro la vida, lo que permitiría la provisión de HB 669 a menos que algo progrese y esté documentado por un médico en Texas, donde el resfriado común, la gripe o el COVID han volverse grave o poner en peligro la vida.

Es importante tener en cuenta que numerosas ausencias, ya sean justificadas o injustificadas, pueden poner en peligro la capacidad de un estudiante de recibir créditos o calificaciones finales para las clases (consulte el TEC, §25.092, para conocer los requisitos relacionados con la asistencia mínima para obtener créditos de clase o una calificación final).

¿Por qué no se justificó la ausencia de mi estudiante?

Si un estudiante está ausente, los padres/tutores siempre deben traer una nota escrita O una nota del médico para justificar la ausencia de su estudiante.

Sin embargo, algunas razones de ausencias pueden no considerarse justificadas. Los estándares oficiales se describen en el Manual de contabilidad de asistencia estudiantil (SAAH) de TEA. 19 TAC 129.1025.

Se pueden usar notas de los padres/tutores para excusar un total de 8 ausencias durante el año escolar. Si se exceden las 8 notas de los padres/tutores, se recomienda a los padres/tutores que se comuniquen con el director de su campus para analizar los motivos de las ausencias y si se aceptarán notas futuras de los padres/tutores.

Algunos ejemplos de ausencias no justificadas:

• Vacaciones
• me quedé dormido
• Problemas con el auto
• Asistencia a eventos no patrocinados por la escuela

¿Cómo notifica el distrito a las familias sobre las ausencias?

• Los padres y tutores son notificados de las ausencias a través de:
• Portal para padres de AISD: Autoservicio de primera línea
• Llamada telefónica automática/correo electrónico
• Informes de Progreso Escolar (entregados si hay alguna inquietud académica)
• Boletas de calificaciones
• Cartas de advertencia de asistencia (entregadas cada mes; indica 3 o más ausencias injustificadas)

Revise el registro de asistencia de su estudiante. Tan pronto como note un problema o si no reconoce las fechas de ausencia enumeradas, comuníquese con el especialista en asistencia de su campus de inmediato. Las ausencias injustificadas pueden dar lugar a una variedad de problemas, incluida una remisión al Tribunal de Ausentismo Escolar.

Las ausencias excesivas pueden resultar en una violación de las leyes de asistencia obligatoria* y del Código de Conducta Estudiantil. Dichas violaciones pueden resultar en la pérdida del crédito del curso/calificación, acciones judiciales y/o multas monetarias. De 10 a 20 ausencias injustificadas consecutivas de un día completo pueden provocar el retiro de su estudiante y la presentación de un “Padre que contribuye a la falta de asistencia”.

Lea el boletín completo de noviembre Attendance ¡La asistencia funcional!